שעון נוכחות ואמצעי דיווח

מהו שעון נוכחות?
שעון נוכחות הוא מערכת חכמה למדידת זמני עבודה בארגון. באמצעות טביעת אצבע, כרטיס מגנטי, אפליקציה או דיווח טלפוני – העובדים מדווחים על שעות הכניסה, היציאה וההפסקות. המידע נשמר ומעובד אוטומטית לצורכי שכר, ניהול ובקרה.

למי מיועד שעון נוכחות?

שעון נוכחות מיועד לכל סוגי הארגונים, ממשרדי ממשלה ועד לעסקים פרטיים, ומשמש ככלי עזר למנהלי משאבי אנוש, מנהלים ובעלי עסקים בכל הגדלים ובכל תחומי העיסוק. בין אם מדובר בארגון גדול עם מאות עובדים או בעסק קטן, שעון נוכחות מעניק פתרון אופטימלי לצורכי הארגון.

חברות גדולות וארגונים רב-לאומיים – בארגונים גדולים, שעון נוכחות מספק פתרון ניהולי התומך בשליטה ובקרה על מאות או אף אלפי עובדים. מערכת דיווח נוכחות מאוחדת מאפשרת למנהלי משאבי אנוש לראות את פרטי הנוכחות של כל העובדים, גם אם הם מפוזרים בכמה אזורים, ערים ואפילו מדינות.

עסקים קטנים ובינוניים – לעסקים קטנים ובינוניים יש צרכים ניהוליים שונים והתאמה לתקציבים מוגבלים. שעוני נוכחות כמו אפליקציות מובייל יכולים להציע פתרון פשוט וזול יותר שעדיין מבטיח ניהול יעיל ומדויק של זמני עבודה ונוכחות.

ארגונים המפעילים עובדים מרחוק – בעידן העבודה ההיברידית, שעון נוכחות הופך לכלי עוד יותר קריטי. ארגונים שמעסיקים עובדים שעובדים מהבית או מכל מקום אחר בעולם זקוקים לפתרונות שיאפשרו דיווח נוכחות דיגיטלי ומדויק, כדי להבטיח שהעבודה מתבצעת בצורה יעילה ושהעובדים נשארים מעורבים ומחויבים למטרות הארגון.

ארגונים עם דרישות ספציפיות לבטיחות ואבטחת מידע – בארגונים שבהם דרישות הבטיחות ואבטחת המידע גבוהות, כמו במוסדות פיננסיים או ממשלתיים, שעון נוכחות יכול להכיל גם אמצעי זיהוי מתקדמים כגון זיהוי פנים או טביעות אצבע, מה שמבטיח שרק עובדים מורשים יכולים לגשת למתקנים או למערכות מידע רגישות.

בכל אחת מקטגוריות אלו, שעון נוכחות מספק פתרון המותאם במיוחד לצרכים הייחודיים של הארגון או העסק תוך כדי שמירה על יעילות, דיוק ואמינות.

לפרטים נוספים ויצירת קשר – לחצו כאן!

שעון נוכחות ביומטרי

שעון נוכחות ביומטרי הוא אחד מהפתרונות המתקדמים והאמינים ביותר בתחום ניהול הנוכחות. השימוש בזיהוי ביומטרי כולל טכנולוגיות כמו טביעות אצבע, קריאת תווי פנים, ואפילו רישום קולי, המספקות דיוק גבוה בזיהוי העובדים. טכנולוגיה זו מקשה מאוד על זיופים או העברות של זהויות בין עובדים, מה שמבטיח בטיחות מידע מוגברת ושקיפות מלאה של נתוני נוכחות.

✔ זיהוי מדויק ביותר   ✔ חסין מזיופים   ✔ אמין, נוח ומדויק   ✔ מתאים לכל סוגי הארגונים
✔ ממשק חכם וידידותי   ✔ סנכון מלא לכל תוכנות איסוף הנתונים

שעון נוכחות אינטרנטי

שעוני נוכחות אינטרנטי הוא הפתרון האידיאלי לארגונים שמפעילים מודלים גמישים של עבודה, כולל עבודה מהבית או עבודה היברידית. המערכות מאפשרות לעובדים לדווח על נוכחותם באמצעות מחשב אישי או מכשיר נייד מכל מקום ובכל זמן. המערכת מספקת גישה מאובטחת למידע ואפשרות לניהול ובקרה מרחוק, מה שמקל על הניהול היומיומי ומשפר את הגמישות בעבודה.

✔ חישוב שעות עבודה חודשיות   ✔ עדכון ודיווח על חופשות   ✔ העלאת אישורי מחלה   ✔ צפייה בתלושי שכר   ✔ הפקת דוחות בזמן אמת   ✔ התראות ישירות על חריגות דיווח   ✔ גישה בכל זמן לפי הרשאה   ✔ סנכרון מלא לכל תוכנות איסוף הנתונים 

אפליקציה שעון נוכחות

אפליקציית שעון נוכחות לטלפונים ניידים מהווה פתרון טכנולוגי חדשני המאפשר ניהול נוכחות וזמן עבודה בקלות וביעילות. פתרון זה מתאים במיוחד לעובדים הנמצאים בתנועה כל הזמן או לארגונים עם עובדים מרוחקים. האפליקציה מספקת ממשק נוח וידידותי, דיווחים מדויקים ואמינים, ומתממשקת בצורה חלקה עם מערכות הנוכחות והשכר של הארגון.

✔ אין צורך בהתקנות ותוכנות   ✔ מאפשרת בקרת דיווחי נוכחות ומתריעה בעת חריגות
✔ מדווחת על מיקום מדויק של העובד   ✔ ממשק ידידותי וחווייתי   ✔ מעודדת שקיפות בין העובד לארגון

דיווח נוכחות ממכשיר נייח/ כשר

גיוון תעסוקתי הינו מרכיב חשוב בארגון מצליח, באמצעות אמצעי דיווח שונים ניתן להתאים לעובדים את האמצעי המדויק והנוח ביותר לאורחות חייהם.
דיווח נוכחות מטלפון נייח, מהווה פתרון מושלם לעובדים המחזיקים בטלפון כשר ואינם חשופים לאינטרנט. על ידי שיחת טלפון שמתבצעת בתחילת וסיום יום העבודה, הנוכחות נרשמת וכמובן מועברת באופן מידי לתוכנת איסוף הנתונים שברשותכם.

סוגי שעון נוכחות – מה הכי מתאים לעסק שלך?

כדי לבחור נכון, חשוב להבין את הסוגים הקיימים:

מה החוק אומר על שעוני נוכחות?

בישראל, חוק הגנת השכר מחייב מעסיקים לתעד את שעות העבודה בפירוט, לשם שמירה על זכויות העובדים.

שעון נוכחות מאפשר:

• דיווח לפי תקנות משרד העבודה
• שמירה חוקית של נתוני נוכחות
• הפקת דו"חות לפי חוק שעות עבודה ומנוחה

מה עם עובדים מרוחקים או עצמאיים? – כל עוד יש יחסי עבודה, תיעוד שעות הוא חובה.

איך בוחרים את שעון הנוכחות המתאים?

בחירת שעון נוכחות מתאים היא תהליך שדורש התחשבות במספר גורמים קריטיים, על מנת להבטיח שהמערכת תוכל לענות על הצרכים הספציפיים של הארגון או העסק בצורה היעילה ביותר:

גודל הארגון או העסק – ארגונים גדולים, עם מאות או אלפי עובדים, זקוקים למערכות דיווח נוכחות שיכולות לנהל נתונים בקנה מידה גדול ולאפשר בקרה מרכזית על הנוכחות והעבודה. פתרונות כאלה כוללים בדרך כלל מערכות ממוחשבות עם יכולות גישה מרובות ואינטגרציה למערכות משאבי אנוש ושכר.
בארגונים קטנים יותר, עם כמות עובדים קטנה יותר, ניתן לשקול פתרונות פשוטים יותר וכאלה שדורשים השקעה נמוכה יותר בתשתיות ובתחזוקה.

סוג המשרות – סוג המשרה בארגון משפיע באופן משמעותי על סוג המערכת הנדרשת. לדוגמה, ארגונים עם עובדים שעובדים בעיקר מהבית או בעבודה היברידית יזדקקו לפתרונות שיכולים להתמודד עם דיווח נוכחות מרחוק, כגון שעוני נוכחות אינטרנטיים או אפליקציית שעון נוכחות.

הצרכים הספציפיים של הארגון – כל ארגון יש לו צרכים ייחודיים שצריך להתחשב בהם בעת בחירת שעון נוכחות:

דיווחים: אם הארגון זקוק לפונקציות מסוימות כמו יכולת להפיק דוחות מפורטים על שעות עבודה, היעדרויות, או נתונים אחרים.
תכונות בטיחות מוגברות: ארגונים בעלי דרישות בטיחות מחמירות יעדיפו שעונים ביומטריים שמציעים אמצעי זיהוי.
אינטגרציה: היכולת לשלב את שעון הנוכחות עם מערכות קיימות בארגון, כגון מערכות ניהול משאבי אנוש או ניהול שכר.

בהתחשבות בגורמים אלו תוכלו לבחור בצורה מושכלת את הפתרון המתאים ביותר שישפר את יעילות הניהול בארגון ויספק תמיכה אופטימלית בצרכים הייחודיים לארגון שלכם.

שאלות נפוצות על שעון נוכחות

האם מותר להשתמש בטביעת אצבע?
כן, בתנאי שיש הסכמה חתומה מהעובד והנתונים נשמרים מאובטחים. אצלנו – הכל לפי התקנות.

מה אם אין אינטרנט בסניף?
המערכת שומרת נתונים בזיכרון ומסתנכרנת אוטומטית כשיש חיבור.

האם אפשר לדווח גם בטלפון רגיל?
כן. יש דיווח טלפוני פשוט, נגיש במיוחד לעובדים שאינם טכנולוגיים.

מה קורה כשעובד שוכח לדווח?
ניתן להוסיף דיווחים ידניים בהסכמת מנהל, עם תיעוד מלא במערכת.

כמה זמן לוקחת ההטמעה?
תוך ימים ספורים. ההתקנה פשוטה, ואנחנו מלווים אותך יד ביד.

יתרונות השימוש בשעוני נוכחות ואמצעי דיווח

שקיפות ומעקב נתונים – שעון נוכחות מאפשר למנהלים לקבל תמונה מלאה ומעודכנת של זמני ההגעה, העזיבה והעבודה של כל עובד בארגון. זה מקל על ניהול משאבי אנוש ומסייע בפיקוח ובקרה על היעילות התפעולית. שקיפות זו מאפשרת למנהלים לזהות במהירות איחורים, עזיבות מוקדמות או ניצול לקוי של שעות עבודה, ובכך ניתן לשפר את הפרודוקטיביות ולמקסם את יעילות העבודה בארגון.

דיוק בחישוב שעות עבודה – שעוני נוכחות עוזרים למנהלים לחשב בדיוק ובאופן אוטומטי את שעות העבודה של העובדים, מה שמקטין באופן משמעותי את סיכוי הטעויות בחישוב שכר. זהו גורם הכרחי לארגונים שרוצים להבטיח שקיפות כלפי עובדיהם ולמנוע סכסוכים משפטיים אפשריים הנובעים מחישובים שגויים של שעות עבודה או שכר.

חסכון בעלויות – שעון נוכחות דיגיטלי מפחית באופן משמעותי את זמני העבודה הנדרשים לניהול נתוני נוכחות. זה מאפשר לארגונים לחסוך בעלויות הניהול ובשכר דמי העבודה של עובדים שצריכים לנהל ולעבד את המידע הזה באופן ידני. בנוסף, הפחתת שגיאות בחישוב שעות עבודה עשויה להוביל לחיסכון נוסף בעלויות שכר.

ביחד, יתרונות אלו מהווים תוספת ערך חשובה לכל ארגון שמחפש לשפר את אפקטיביות ניהול העובדים ולהבטיח שהעסק יוכל להתמודד עם אתגרי השוק המודרני בצורה הטובה ביותר.

לקוחות מספרים

"המערכת של זמן אמת חוסכת לי שעות של עבודה כל חודש. סוף סוף יש לי שליטה אמיתית על הנוכחות."
– נועה, מנהלת כספים, רשת חנויות

"גם השליחים, גם העובדים במשרד – כולם יודעים לדווח. זה עשה לנו סדר."
– רפי, מנכ"ל חברת שירותים

רוצים לראות איך זה עובד?

צרו קשר עכשיו: 03-7684444
או השאירו פרטים ממש כאן למטה – ונחזור אליכם בהקדם!
שעון נוכחות חכם מתחיל בזמן אמת.