בחירת מערכת נוכחות היא משימה חשובה ומשמעותית בכל ארגון, לניהול הנוכחות השפעה מהותית על התנהלות המשאב האנושי בארגון. כדי לבחור מערכת נוכחות שתהיה מדויקת לצרכי הארגון שלכם, אנו ממליצים לכם לבדוק מספר פרמטרים חשובים שישפיעו בהמשך על עבודתכם היומיומית ויקלו את ניהול הנוכחות באופן משמעותי שיהפוך את עבודתכם לפרודוקטיבית ויעילה.
- דיוק ובקרה על שעות העבודה– מדידה מדויקת של שעות העבודה היא הבסיס לכל מערכת נוכחות. מערכת הנוכחות חייבת להבטיח שהנתונים נאספים בצורה נכונה ובזמן אמת כדי למנוע אי-סדרים. במערכת נוכחות מתקדמת וחדשנית, כלל אמצעי הדיווח נאספים online למקום אחד ומוצגים בזמן אמת במערכת שמחשבת את כלל החישובים ההכרחיים לניהול נוכחות מסודר ומדויק.
- נוחות וידידותיות למשתמש– חווית משתמש חשובה והכרחית למערכת נוכחות שהינה בשימוש יומיומי. הממשק צריך להיות אינטואיטיבי ונוח לתפעול עבור עובדים ומנהלים כאחד. כמו כן, מערכת נוכחות הנמצאת בענן חוסכת תפעול מסורבל והתחברות מקומית, ומאפשרת כניסה בפשטות מכל מקום ובכל זמן.
- ניהול חופשות והיעדרויות– יכולת לנהל בקשות חופשה והיעדרויות בצורה יעילה וכן לאשר את בקשות העובדים בקלות ובמהירות. במערכת נוכחות מתקדמת ניתן להקל משמעותית על ההתנהלות והקשר בין המנהל לעובדים על ידי אישורי מנהלים להעדרויות דרך המערכת, שקיפות המידע לעובדים באפליקציות, ניהול זכאויות, אפשרות להעלאת מסמכים ועוד..
- מעקב אחרי שעות נוספות ופרויקטים– מערכת נוכחות צריכה לאפשר מעקב מדויק אחרי שעות נוספות ומחלקות או פרויקטים שונים. ככל שמערכת הנוכחות מאפשרת מעקב מדויק יותר וחלוקה רחבה יותר לקטגוריות ומחלקות שונות, כך העבודה היומיומית תהיה פשוטה ויעילה יותר.
- התאמה לרגולציות ודרישות עבודה– מערכת הנוכחות חייבת להיות מותאמת לחוקי העבודה המקומיים והבינלאומיים.
- ניתוח נתונים ודיווחים מתקדמים– יכולת לייצר דוחות ולבצע ניתוחים היא חיונית לניהול הביצועים בארגון. ככל שהמערכת מאפשרת ייצוא דוחות מגוונים יותר וניתוחים מעמיקים יותר, כך תוכלו לנהל את העובדים בארגון באופן מדויק, יעיל ופרודוקטיבי יותר להחלת תהליכי עומק בארגון.
שימו לב שהמערכת מאפשרת הפקת דוחות חשובים שישפרו את עבודתכם היומיומית כדוגמת: דו"ח מפורט–דו"ח חודשי אישי לכל עובד, דו"ח יומי– דו"ח זה מציג את נוכחות העובד ביום מסוים לבחירה, דו"ח רצף אירועים– דו"ח המציג את תאריכי התחלה וסיום של אירועים מיוחדים, דו"ח מרוכז– סיכום נתוני נוכחות של מספר עובדים, דו"ח שעות עבודה ומנוחה– דו"ח העוקב אחרי חריגות בשעות העבודה והמנוחה, דוח חריגים– מציג ימים בהם חסרה נוכחות, דו"ח אירועים– מדווח על האירועים שהתרחשו לעובד בחודש הנוכחי וכו'.
- אינטגרציה עם מערכות אחרות– מערכת נוכחות צריכה להשתלב עם מערכות ניהול משאבי אנוש אחרות, כמו שכר והערכת ביצועים.
- אבטחת מידע ופרטיות-
שמירה על פרטיות המידע של העובדים היא קריטית, במיוחד בעידן שבו המידע האישי חשוף יותר מתמיד. מערכת הנוכחות צריכה לעמוד בתקני אבטחת המידע כדי לשמור על המידע הארגוני והאישי של העובדים שלכם. שימו לב כי ישנן תקנים בינלאומיים המגינים על המידע בארגון שלכם, חשוב מאוד שמערכת הנוכחות תעמוד בתקנים אלו למען בטחון הארגון והגנה מפני תקיפות סייבר.
- תמיכה ושירות לקוחות– תמיכה מקצועית וזמינה הינה חיונית לפתרון בעיות טכניות ולמימוש הפוטנציאל של המערכת במיוחד בימים בהם המערכת בשימוש אינטנסיבי כמו סוף חודש/ משכורות חשוב מאוד ששירות הלקוחות יהיה פעיל וייתן מענה מהיר לתקלות ובעיות שונות.
- גמישות והתאמה לצרכים משתנים– מערכת הנוכחות צריכה להיות גמישה ולתמוך בצרכים משתנים של החברה, כגון הגדלת עובדים או שינויי מדיניות. ככל שמערכת הנוכחות תאפשר גמישות רחבה יותר ויכולת להיות מותאמת לצרכים המשתנים של הארגון כך תוכלו לעבוד באופן רציף לאורך שנים וללא חשש משינויים והתפתחות.
מערכת הנוכחות של זמן אמת נבנתה עם מיטב אנשי המקצוע מתחום משאבי האנוש והותאמה באופן מושלם לצרכים המהותיים ביותר לניהול נוכחות בצורה פשוטה, יעילה ואיכותית תוך שימת לב מיוחדת על שירות לקוחות מצוין, מענה וזמינות רחבים להקלת עבודתכם היומיומית.
מערכת הנוכחות של זמן אמת כוללת טכנולוגיות מתקדמות ביותר ומאפשרת קבלת נתונים מכל אמצעי הדיווח השונים בזמן אמת. מערכת הנוכחות של זמן אמת מציעה ממשק ידידותי ואינטואיטיבי שמקל על העבודה ומאפשר להתנהל בקלות וללא סיבוכים מיותרים, הן של העובדים והן של המנהלים. כמובן שקיים במערכת מודול ניהול חופשות ואירועים המכיל אפשרויות רחבות ומגוונות וכן, אפשרות להגשת בקשות ואישורן בצורה ישירה ופשוטה לתפעול.
בנוסף לכל זאת במערכת הנוכחות של זמן אמת ניתן לדווח ולנהל שעות נוספות, משרות נוספות ופרויקטים שונים עם מגוון אפשרויות וירידה לפרטים ודקויות שאינן קיימות במערכות אחרות.
וכמובן מאפשרת אינטגרציה מלאה למערכות שונות.
מערכת הנוכחות של זמן אמת מתעדכנת באופן אוטומטי ברגולציות וחוקי העבודה המשתנים וכן, מציעה סטנדרט אבטחת מידע מהגבוהים ביותר שקיימים כדי לשמור על המידע שלכם מוגן ומוצפן. כמו כן מערכת הנוכחות מאפשרת ייצוא דוחות מותאמים אישית המאפשרים ניתוח מעמיק של נתוני הנוכחות, ביצועים ופילוחים שונים ומגוונים שיסייעו בקבלת החלטות ארגוניות על המשאב החשוב ביותר בארגון- המשאב האנושי.
בחירת מערכת נוכחות היא החלטה משמעותית שיכולה לשדרג את ניהול המשאבים האנושיים בארגון. מערכת הנוכחות של זמן אמת מציעה פתרון מקיף, מתוחכם וקל לשימוש, העונה על כל הצרכים המרכזיים. אנו מזמינים אתכם לגלות את היתרונות של המערכת שלנו ולשדרג את ניהול הנוכחות בעסק שלכם. בואו לשמוע עוד על היכולות המיוחדות של מערכת הנוכחות שלנו שתשדרג את עבודתכם ותסייע לכם לנהל את הנוכחות בארגון שלכם באופן מדויק, יעיל ופשוט.
