כאשר אופטיקה הלפרין הגיעו אלינו, לזמן אמת, הבנו מיד שהם מסוג הלקוחות שאנחנו ממש אוהבים.

לקוחות שרוצים לשנות את עבודתם מהקצה לקצה, להשתדרג ולייעל את עבודת היומיום לאפשרויות המתקדמות והחדשניות ביותר שקיימות בשוק.

בפגישת האפיון עם הלקוח הבנו כי עד היום העבודה נעשתה בטכנולוגיה ישנה ומסורבלת הן מבחינת השעונים והן מבחינת תוכנת הניהול.

רשת אופטיקה הלפרין פרוסה בכל רחבי הארץ ועובדת יום יום עם 130 שעוני נוכחות הנמצאים מהצפון ועד הדרום. התוכנה שאיתה עבדו הייתה מקומית מה שמקשה על ניהול ובקרה "מלמעלה" וכמובן על תיקון תקלות ומתן שירות בעת הצורך. בנוסף, המטרה העיקרית לשינוי הייתה שדרוג מבחינת שירות וניהול השעונים.

"שמנו לב כי המון זמן יקר מתבזבז על התעסקות מיותרת בניהול המערכת וכי השירות אינו תואם את הצרכים המיידיים שלנו בשטח, מה שהוביל להמון טעויות דיווח וחישוב. ברגע שהבנו שאנחנו עובדים אצל המערכת והיא לא עובדת בשבילנו, אז החלטנו לצאת למהלך של שדרוג כלל השעונים ומערכת הניהול של זמן אמת, כאשר מה שעומד למול עיננו זה הצורך לנהל את יום העבודה שלנו ללא התעסקות וללא מגע יד אדם, אלא למצוא מערכת שפשוט תעבוד באופן חלק ותייעל את עבודת הצוותים שלנו."

(איציק, מנהל מערכות מידע, חברת אופטיקה הלפרין ומלווה הפרויקט מטעם החברה.)

כאשר הבנו את הצרכים המרכזיים של הלקוח, מיד הצענו את מערכת ניהול השעונים שלנו, מערכת בענן שחוסכת התקנות מקומיות ושרתים מקומיים והכי חשוב, חוסכת את הצורך בתמיכה רציפה- כיוון שהיא מאפשרת לנהל באופן עצמאי את מערך שעוני הנוכחות בצורה האמינה, הפשוטה והמדויקת ביותר.

בשיחת האפיון עם הלקוח הגדרנו את כלל הצרכים- עבודה עם טביעת אצבע/ כרטיס, האם ניתן לדווח נוכחות מכל הארץ או שישנם אזורים מוגבלים, מאיפה מתבצעת הגדרת עובד חדש? מכל סניף או ממשרדי החברה? מי רשאי לצפות בנתונים, האם כל רישיונות הצפייה פתוחים או חלקם מוגבלים? אילו דוחות ניתן להפיק?

כמובן סגרנו את כל הפינות גם ברמת הסיסטם- ניהול הרשת והוצאת נתונים מהרשת שלהם כדי שנוכל לחבר את השעונים בהתאם לתצורת הרשת הקיימת לענן.

המלצנו ללקוח על שעוני הנוכחות RT3000, הנותנים מענה מדויק למספר העובדים המשתמשים בכל איזור ומתאימים לתקציב שנקבע על ידי הלקוח.

לאחר אפיון כל הצרכים וההתאמות, הקמנו את המערכת וחיברנו שעון לדוגמא שעל בסיסו ערכנו בדיקות שכלל התשתיות עובדות והכל מתבצע באופן תקין וחלק ויצאנו לדרך בזמן שיא! בתוך חודש וחצי מתחילת התהליך הכולל אפיון, הקמה, בדיקות והתקנות-

סיימנו להתקין 130 שעונים בכל רחבי הארץ, מצפון ועד דרום!

בכל סניף של הרשת נעשתה בדיקה על ידי הטכנאים של זמן אמת שאכן השעון מחובר וכלל התנועות עוברות לענן באופן מיידי ואוטומטי, וכמובן התבצעה הדרכה לכל העובדים.

בתוך חודש וחצי מתחילת התהליך, אופטיקה הלפרין התקדמו לעולם החדש של דיווח הנוכחות והחלו לעבוד בטכנולוגיות החדשניות ביותר בתחום ולדווח נוכחות מבלי להתעסק בדוחות, תיקונים והעברת תנועות ידנית.

מהיום, כלל עובדי הרשת מדווחים נוכחות והנתונים מועברים מידית למערכת חישוב השכר באופן המדויק והאמין ביותר.