אתגרים ופתרונות בניהול נוכחות בארגונים גדולים

ניהול נוכחות עובדים בארגונים גדולים הוא משימה מורכבת שמציבה אתגרים רבים בפני מחלקות משאבי האנוש והשכר.
מתוך ניסיון של שנים ועבודה יומיומית עם ארגונים בסדר גודל שכזה אנו מכירים את האתגרים ועובדים כל העת יד ביד עם לקוחותינו ליצירת פתרונות ומענים כדי להקל את העבודה היומיומית ולהפוך את ניהול הנוכחות בארגון ליעיל, מדויק ופשוט.

ריבוי אמצעי דיווח

בארגונים גדולים, עובדים עשויים להשתמש במגוון אמצעים לדיווח נוכחות, כגון שעוני נוכחות פיזיים, אפליקציות, פורטל, טלפון כשר וכו. כאשר כל מחלקה או צוות משתמשים בכלים שונים, נוצר מצב שבו המידע מפוזר, מה שמקשה על המנהלים לקבל תמונה כוללת ומדויקת של נוכחות העובדים.

על כן אנו מציעים לעבוד עם מערכת ניהול שעונים שמרכזת את כלל הדיווחים ממגוון האמצעים, ומאפשרת למנהלים לקבל תמונה כוללת ומדויקת של נוכחות העובדים במקום אחד. מערכות שכאלה לרוב מסתנכרנות אוטומטית למערכת ניהול הנוכחות דבר שמפשט את התהליך ומפחית את הסיכון לטעויות. כמובן שכלל הנתונים מוצגים בכל מקום ובכל עת בזמן אמת.

עבודה בזמנים ובמיקומים שונים

בארגונים גדולים, עובדים עשויים לעבוד בזמנים שונים ובמיקומים שונים, כגון משרדים, שטח, או עבודה מרחוק. ההבדלים במיקום ובזמני העבודה יוצרים קושי משמעותי בניהול נוכחות, שכן כל עובד עלול לדווח על שעות בצורה שונה, ולעיתים קרובות המידע לא מתעדכן בזמן אמת. מצב זה עלול להוביל לבלבול, חוסר בהירות ולאי דיוקים בניהול השעות.

הפתרון לכך הוא עבודה עם מערכת ניהול נוכחות שמאפשרת התאמה אישית וגמישות, כך שהמערכת יכולה להתאים את עצמה לצרכים הספציפיים של הארגון ושל העובד. כאשר ניתן לשייך לכל עובד הסכם עבודה אישי שמדויק לאופן עבודתו, המערכת תוכל לנהל את נוכחות העובד בהתאם לתנאי ההעסקה המיוחדים לו ולספק למנהלים בכל עת תמונה מדויקת על כל עובד.

דיוק נתונים

טעויות בדיווח עלולות להתרחש ממגוון סיבות, כמו חוסר תשומת לב, טעויות אנוש או תקלות טכניות. טעויות אלו עלולות להוביל לבעיות גדולות יותר של חישוב לקוי, חוסר בהירות לגבי שעות עבודה, ותחושות של חוסר אמון בין העובדים להנהלה. כאשר המידע לא מדויק, הדבר עשוי לגרום גם למתח בין העובדים למערכת, ולהשפיע על המוטיבציה והסיפוק בעבודה וכמובן להשפיע ישירות על ההוצאה הכי גדולה שיש לארגון שהיא שכר העובדים.

הפתרון הוא עבודה עם מערכת מסודרת לניהול נוכחות העובדים, שיודעת לבצע ניתוחים אוטומטיים כדי לזהות בעיות פוטנציאליות. לדוגמה, התרעה על חוסר התאמה בין שעות העבודה לדיווחים, מתן אפשרות למנהלים לתקן טעויות לפני שהן מתגלות בתשלומים. וכמובן אפשרות נגישה ופשוטה  לעובדים ולמנהלים לראות בכל רגע נתון ומכל מקום את הדיווחים ולבצע שינויים ועדכונים במידת הצורך.

חוקים ורגולציות:

ניהול נוכחות מצריך עמידה בדרישות החוקיות והרגולטוריות, דבר שיכול להיות מאתגר במיוחד כאשר מדובר בארגונים גדולים עם אלפי עובדים והסכמי עבודה רבים. חוסר ידע או אי עמידה בדרישות החוק עלול להוביל לקנסות או לתביעות משפטיות.

כאשר עובדים עם מערכת נוכחות מתקדמת, אפשר להיות רגועים ולעבוד בראש שקט גם לעניין זה. המערכת מעודכנת בכל החוקות והדרישות החוקיות ומסייעת לארגונים לעבוד על פי כל התקנות הנדרשות. המערכת כוללת כלים המאפשרים למנהלים לעקוב אחר שעות העבודה בהתאם לחוקים המקומיים, ולוודא שהדיווחים מתבצעים בצורה חוקית. יתרה מכך, המערכת מספקת הנחיות והמלצות כיצד לנהוג במקרים של חוקים משתנים, כך שהארגון יכול להישאר תמיד מעודכן.

עבודה במספר תפקידים

ישנם ארגונים שבהם העובדים עשויים לבצע יותר מתפקיד אחד, כאשר לכל תפקיד יש הסכם עבודה שונה, שעות עבודה שונות, תעריפי שכר ותנאים שונים. מצבים כאלו שכיחים בין היתר בתחום החינוך או במגזר המוניציפאלי. מצב זה יכול לגרום לבלבול בניהול שעות העבודה, ולאי-בהירות לגבי מהות הדיווח של כל עובד. חוסר בהירות זו עלולה להוביל לטעויות בדיווח, בעיות בתשלומים, ולאי סדר גדול.
על כן אנו ממליצים לבדוק האם מערכת הנוכחות שלכם מאפשרת ניהול רב-תפקידי, כך שכל עובד יכול לדווח על נוכחותו בכל תפקיד בנפרד.
לא בכל מערכות הנוכחות הדבר אפשרי אך קיימות מעטות שהפונקציה הזאת מפותחת ויסודית באופן שיקל על העבודה ויעשה לכם סדר בארגון. מערכות אלו מאפשרות למנהלים לקבוע חוקים שונים לכל תפקיד, כולל שעות עבודה, שכר ותנאים, ובכך להבטיח שהדיווחים יהיו מדויקים ובהתאם להסכמים הקיימים. בנוסף, ניתנת לעובדים ולמנהלים האפשרות לעקוב בכל רגע נתון אחרי שעות העבודה וההסכמים השונים, מה שמגביר את שקיפות התהליך ומקל על ניהול הנוכחות.

לסיכום, ניהול נוכחות בארגונים גדולים הוא אתגר משמעותי, אך עם הכלים הנכונים, ניתן לנהל את התהליך ביעילות ובמינימום טעויות. ישנן מערכות מתקדמות בתחום אשר מציעות פתרונות מתקדמים שמרכזים את כלל הדיווחים, מספקים גמישות, ומסייעים בעמידה בדרישות החוקיות והכי חשוב מאפשרים לכם לנהל את הנוכחות בדיוק מושלם לארגון שלכם ובחליפה המותאמת לכם באופן אישי וייחודי לצרכים, נהלים ומטרות הארגון.

אנו ממליצים לכם לבדוק את כלל האפשרויות שמספקת מערכת הנוכחות שלכם, לשאול שאלות ולהבין לעומק את יכולותיה ויתרונותיה שכן, באמצעות הכלים הנכונים והמדויקים תוכלו להבטיח ניהול נוכחות אמין ויעיל שיקל את העבודה היומיומית ויוביל לשיפור בתפקוד ובסיפוק העובדים.