כל מנהל נוכחות יודע שהדבר המורכב ביותר בניהול הנוכחות הוא להחזיק ראש על כל הפרטים הקטנים של כל אחד מהעובדים, לשים לב לטעויות ולהתמודד עם כל המרכיבים של נוכחות העובדים לכל עובד בנפרד. ניהול נוכחות העובדים משפיע באופן ישיר על הוצאות השכר שהינן ההוצאות הגבוהות ביותר לכל ארגון ועסק וכמובן יכול להשפיע באופן ישיר על ביצועי הארגון.
התמודדות עם נוכחות העובדים, שעות עבודה, חופשות ואירועים חריגים היא משימה מורכבת המצריכה גישה מסודרת ונתונים מדויקים בכל רגע נתון. לכן הפתרון לעבודה מיטבית ויעילה הוא הוא האפשרות להפקת דוחות מפורטים ורחבים ככל הניתן באופן מסודר, המאפשר לייעל את העבודה ולמנוע בעיות עוד בטרם יגיעו למחלקת השכר..
במערכות לניהול נוכחות ישנה אפשרות להפיק כל מיני סוגים של דוחות, כל מערכת מאפשרת דוחות שונים וככל שלמערכת הנוכחות בארגון שלכם יהיו יכולות רחבות יותר תוכלו לראות באופן מידי את היתרונות הרבים.
- שקיפות ודיוק- דוחות עוזרים לספק תמונה ברורה על נוכחות העובדים, מה שמפחית את הסיכוי לטעויות ולחוסר הבנות בין המנהל לעובד.
- ניתוח נתונים- דוחות מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לבצע ניתוחים מעמיקים על שעות העבודה והנוכחות, לזהות מגמות ולעקוב אחרי ביצועי העובדים לאורך זמן.
- קבלת החלטות מושכלת- בעזרת דוחות, מנהלי הנוכחות יכולים לקבל החלטות מבוססות נתונים, כמו תכנון כוח אדם, ניהול חופשות ותגובה לאירועים חריגים.
- עמידה בדרישות רגולטוריות– דוחות מסודרים מסייעים בהבטחת עמידה בחוקי העבודה והרגולציות, כמו גם בהפחתת סיכונים משפטיים.
- שיפור תהליכים- ניתוח נתוני הנוכחות יכול לסייע בשיפור תהליכים פנימיים וביצועי הצוות, מה שמוביל לייעול העבודה ולשיפור שביעות רצון העובדים.
מתוך הבנת חשיבות הפקת דוחות מסודרים לעבודה היומיומית, פיתחנו במערכת נוכחות זמן אמת אפשרות להפקת מגוון רחב של דוחות שונים. כל אחד מהם מספק מידע ייחודי שמסייע בניהול הנוכחות בצורה יעילה ומסודרת:
- דו"ח מפורט- דו"ח חודשי אישי לכל עובד, המפרט את נוכחותו, כולל שעות עבודה, שעות חוסר ואירועים. זהו כלי עזר מצוין למעקב אישי.
- 2. דו"ח יומי- דו"ח זה מציג את נוכחות העובד ביום מסוים לבחירה ומאפשר לבחור מספר תאריכים, דבר שמסייע בקבלת תמונה מדויקת על הנוכחות היומית.
- דו"ח רצף אירועים- דו"ח המציג את תאריכי התחלה וסיום של אירועים מיוחדים, כמו חופשות ומחלה, ומסייע בתכנון הצוות.
- דו"ח מרוכז- סיכום נתוני נוכחות של מספר עובדים בשורה אחת, המאפשר תצוגה מהירה של מצב הנוכחות של הצוות.
- דו"ח שעות עבודה ומנוחה- דו"ח זה עוקב אחרי חריגות בשעות העבודה והמנוחה, ומסייע בשמירה על בריאות העובדים ועבודה בהתאם לחוק.
- דוח חריגים- מציג ימים בהם חסרה נוכחות, ומסייע בזיהוי בעיות נוכחות באופן מיידי.
- דו"ח אירועים- מדווח על האירועים שהתרחשו לעובד בחודש הנוכחי, דבר שמסייע למעקב אחרי חופשות ואירועים מיוחדים.
לסיכום, הפקת דוחות נוכחות היא כלי משמעותי ובסיסי עבור מנהלי נוכחות, המסייע לא רק בניהול השוטף אלא גם בשיפור הביצועים הכוללים של הארגון. בדקו במערכת הנוכחות שלכם, אילו דוחות ניתן להפיק ודאגו לקבל מידע מקיף ומדויק ככל הניתן.
באמצעות דוחות מפורטים, מנהלי הנוכחות יכולים לייעל את העבודה, לקבל החלטות מושכלות, ולשפר את חווית העובדים, מה שמוביל לארגון יעיל יותר ומנוהל יותר.
