בעידן המודרני, ניהול משאבי אנוש הפך לאחת המשימות המאתגרות ביותר בעסק. בין אם מדובר בניהול שעות עבודה, חופשות או הערכת ביצועים, כל פרט חשוב. אחת הבעיות הנפוצות בתחום זה היא זיהוי תנועות נוכחות חריגות – כמו הגעה מאוחרת, חוסרים בשעות עבודה או שינויים בלתי צפויים בלוח הזמנים כאשר מדובר בארגונים קטנים עם מספר קטן של עובדים, יותר קל להתמודד ולעבור בסוף חודש על הדיווחים של כלל העובדים ולזהות את החריגות, אך העניינים מסתבכים ונעשים מורכבים וסזיפיים יותר כאשר מדובר על ארגונים גדולים עם מספר גדול של עובדים.
ארגונים רבים מרחיבים את מחלקת ניהול הנוכחות ומוסיפים עוד ועוד עובדים כדי לבצע את משימת הבדיקה ובקרה של כלל דוחות הנוכחות וזיהוי נתונים חריגים כיוון שההשפעה מתבטאת באופן ישיר על הוצאות השכר.
מה ניתן לעשות ואיך אפשר לעבוד ביעילות ובצורה פשוטה יותר?
קודם כל נפתח בהגדרה מהי תנועת נוכחות חריגה?
תנועת נוכחות חריגה היא כל פעילות שאינה תואמת את הציפיות או ההגדרות שנקבעו מראש על ידי הארגון המעסיק. לדוגמא: אם עובד מגיע לעבודה אחרי השעה שנקבעה, או אם הוא נעדר מספר שעות ללא הודעה מראש, מדובר בחריגה. זיהוי חריגות אלו בזמן אמת הוא חיוני, מכיוון שהוא מאפשר לניהול משאבי אנוש לפעול במהירות ולבצע התאמות נדרשות.
במערכת נוכחות זמן אמת, פיתחנו בדיוק לצורך זה את מסך החריגים- במסך זה ניתן לראות בכל רגע נתון את כל התנועות החריגות שהתבצעו בארגון וכך להחליט לכל תנועה את הסטטוס שלה- מאושר/טיפול מאוחר יותר/ לא מאושר וכו'.
כל ארגון יכול להגדיר באופן אישי מהם תנועות חריגות וכך לחסוך זמן, עבודה קשה ומשאב אנושי שיטפל באופן ידני בדוחות.
למסך החריגים ישנן יתרונות רבים ומשמעותיים מאוד לעבודה היומיומית:
- שיפור היעילות- המערכת שלנו מאפשרת למנהלי הנוכחות לראות באופן מיידי את כל התנועות החריגות של העובדים, מבלי צורך לבדוק כל עובד בנפרד.
- חיסכון בזמן- במקום לעבור על רשימות נוכחות ארוכות, מנהלי הנוכחות ומשאבי האנוש יכולים להתמקד בניתוח הנתונים ובקבלת החלטות מושכלות.
- שקיפות- המערכת מספקת תמונה ברורה לגבי נוכחות העובדים, מה שמסייע ביצירת תרבות של שקיפות ואחריות ארגונית.
- התאמה אישית- כל עסק יכול להגדיר מה נחשב לחריג בהתאם לצרכיו הספציפיים, כך שהמערכת מתאימה את עצמה לכל ארגון.
- נראות מיידית- מסך החריגים מציג את כל החריגות במקום אחד, כך שהמנהלים יכולים לראות את תנועות הנוכחות החריגות של כלל העובדים בלחיצת כפתור.
- סינון מתקדם- המערכת מאפשרת סינון לפי תאריכים, סוגי חריגות ועובדים ספציפיים, מה שמקל על ניתוח הנתונים וקבלת החלטות.
- אישור מהיר- המנהלים יכולים לאשר חריגות בקלות, מה שמפחית את העומס על הצוות ומייעל את תהליכי הניהול.
- דוחות מותאמים אישית- המערכת מציעה דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים, כך שהמנהלים יכולים לעקוב אחרי המגמות ולבצע שיפורים נדרשים.
נוכחות עובדים היא חלק בלתי נפרד מניהול המשאב האנושי, זיהוי תנועות חריגות הינו קריטי להצלחת ניהול הנוכחות באופן יעיל ומיטבי. באמצעות פיתוח מסך החריגים אנו מציעים כלי ניהול מתקדם שמקל על העבודה היומיומית של מנהלי הנוכחות ומסייע לשפר את היעילות והדיוק בתהליכי העבודה. הגיע הזמן לנצל את הטכנולוגיה ולייעל את ניהול הנוכחות בעסק שלכם!
